進捗管理の活用で新卒採用を成功させるための3つのStep

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今回は新卒採用における進捗管理の活用法についてまとめます。

どのような仕事においても、目標とする数値を明確に定め、目標と現時点の差異を正しく把握することが大切です。採用活動も、目標の達成に向けて、いつ、どのような手段を、誰が、どのように進めていくのか、まで細かく落とし込み、採用活動に携わるメンバー全員で進捗を共有することが採用成功につながります。

採用活動における進捗管理の基本的な流れ

では一つの例として、進歩管理の基本的な流れについてご説明します。

プロセスごとに目標を設定

まず、今回の採用活動で何人採用するのか、という採用目標人数があります。職種や勤務地、男女比、専攻などで、採用目標人数を細かく設定されている企業も多くいらっしゃいます。

次に、採用目標人数を達成するために、プロセスごとの目標を設定します。就職サイトのエントリーや説明会への動員人数、一次選考合格人数や最終選考参加人数についても、目標を設定します。

採用の流れが大幅に変更とならない限り、エントリーから説明会への予約率、各選考の合格率などの数値は、過去の採用実績をベースに算出します。選考の合格率は企業側でコントロールできる数値ですが、選考途中での辞退なども想定したうえで目標を設定することが大事です。

○月○日までに何件のエントリー獲得を目標とし、○月○日までに○人の内定承諾を目指すのか、プロセスごとの目標を明確にしていきましょう。

進捗管理から見えてくる課題

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採用活動が終盤にさしかかった時点で、目標達成が難しいことに気づいても手遅れです。一般的に優秀とされる学生ほど、早期に就職活動を終了します。採用活動が長引くほど採用難易度は上がっていくのです。

小まめに進捗管理をしておけば、このような事態を防げます。説明会参加人数が○人少ない、選考参加率が○%低い、などの事態を早期に把握できれば、就職サイトの原稿修正や説明会内容の見直しなど、解決策を考えて手を打つことができます。

新卒採用は時期による変動が大きいため、タイミングを逃すと取り返しがつかなくなります。イレギュラー対応が発生するなど、計画通りに進まないこともよくあります。最適な時期に適切な施策を実施できるよう、綿密に進捗を管理し、課題が大きな問題になる前に、解決策を打てるようにしましょう。

蓄積されたデータを採用活動に生かす

綿密に進捗管理を行っていけば、蓄積されたデータが自社にとってのノウハウになり、次年度以降の採用活動に生かすことができます。

いつ、どのような施策を実施すると、どの程度の反響を得られるのか。今年度の採用活動では、どこの大学、どのような属性(体育会、専攻、地域など)をターゲットにすべきかなど、進捗管理から得られたデータを活用することで、採用活動全体の動き方を考えていくことができます。

年々、綿密に進捗管理をしていくことで、データの信憑性も高まり、より確実性の高い、効果的な採用活動を行うことができるようになります。

小まめな進捗管理が採用ノウハウの蓄積にもつながる

採用活動に携わる方であれば、進捗管理の重要度は理解されていると思います。今回ご紹介した進捗管理の流れは、最も基本的な管理方法の一つです。採用目標や課題によって管理すべき項目や方法も変わってきます。

毎営業日は難しくとも、週次、月次での進捗管理は、ぜひ取り組んでいただければと思います。しっかりとデータを蓄積していくことが、採用活動のレベルを着実に高めます。ただ、問題となるのは手間がかかるということです。

理想は毎営業日、数値の変化を管理することですが、説明会や面接が重なる時期になると、そのような時間は取れないという声も多く耳にします。

私どもは採用業務の代行だけではなく、お客様の採用進捗を日々データでおまとめしています。早期の課題発見から改善策をご提案し、お客様の採用活動を成功へと導けるよう、サポートさせていただいております。

進捗管理の重要性はわかるものの、時間を割くことが難しい、効果的な管理方法を知りたいなど、お悩みがございましたら、お気軽に当社へお声掛けいただければと思います。綿密な進捗管理から、多くのお客様の採用活動が成功されることを願っています。

斎藤望美

ライタープロフィール HRアソシエ 斎藤望美

2010年7月よりHRアソシエにて、アウトソーシンググループマネージャーとして採用支援に従事。学生目線に立ったサポートや、肌理細やかさにお客様からの評価も高く、ターゲット別の細かなデータ管理、進捗管理において多くの採用成功実績を持つ。

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